Доска задач (канбан) – инструмент бережливого управления

Автор: Басиашвили Юлия Александровна

Организация: МБДОУ №267

Населенный пункт: Удмуртская республика, г.Ижевск

Введение

 

В соответствии с Федеральным законом об образовании Российской Федерации (ст.26), управление образовательной организацией осуществляется на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности.

Современный руководитель должен владеть действенной системой простых решений, осуществляемых посредством методов, подходов и эффективных инструментов.

В современных условиях широкое распространение получила концепция бережливого производства (внедрение бережливых технологий), которая включает в себя множество инструментов, использование которых приводит к повышению производительности труда.

Важно, что родоначальником системы технологий бережливого производства является инженер Тайити Оно, который работал в японской автомобильной компании Toyota Motor Corporation. Изначально технологии бережливого производства применялись в промышленном секторе, затем стали использоваться и в торговле, сфере услуг, государственном управлении.

В последнее время бережливые технологии активно используют в образовательной сфере. Зачем же все-таки необходимо внедрять технологии бережливого производства в образовательный процесс? Это объясняется тем, что за довольно короткий срок, возможно, добиться значимых результатов. Внедрение бережливых технологий приводит к эффективному воздействию на образовательный процесс, позволяет выявить недочеты, повысить качество образовательного процесса ДОУ.

Таким образом, основной задачей бережливых технологий является оптимизация любого процесса как производственного, управленческого, так и образовательного, благодаря выявлению и устранению потерь (проблем).

Часто мы, как руководители задаемся вопросами:

- как сделать так, чтобы сотрудники работали с полной отдачей?

- как правильно осуществлять контроль и оценивать исполнение задачи, как понять, готовы ли сотрудники для выполнения более сложных задач?

- как избавиться от ощущения стресса и нехватки времени?

- как научиться самому и научить наших сотрудников (педагогов) должным образом организовать себя, научиться правильно планировать?

- как правильно поставить цель, чтобы достичь ее?

Действительно, правильно поставить цель, сформулировать задачи - не такая простая задача. Однако, этому необходимо учиться, ведь это является одной из главных составляющих бережливого управления.

Мы с руководителем определили, что бережливые технологии дают возможность для ответов на эти вопросы, при помощи инструментов бережливого управления. Одним из таких инструментов является доска задач (канбан-доска).

 

Основная часть

Цель использования инструмента бережливого управления «Доски задач» (канбан-доски): оптимизация и совершенствование образовательного процесса ДОУ через визуализацию деятельности сотрудников (педагогов).

 

Задачи:

• Визуализировать объем загрузки каждого педагога;
• Поддерживать инициативу педагогов в грамотном планировании своей деятельности;
• Предоставить возможность педагогам видеть и объективно оценивать текущее состояние задачи на любой момент времени.
• Развивать умение педагогов правильно ставить цель и реализовывать ее;
• Устранить временные потери через правильное распределение нагрузки педагогов;
• Обеспечить контроль за выполнением педагогами поставленных задач;
• Оперативно информировать сотрудников о планах работы, о внеплановых задачах.
• Определить уровень загруженности сотрудников и своевременно вносить корректировки.

Описание инструмента бережливого управления «Доски задач».

Необходимо разобрать, что же вообще такое - «Доска задач» (канбан)?

Канбан — это метод организации производства, чтобы распределять нагрузку между людьми делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Так, например, на заводах Toyota заводили доски со специальными карточками, чтобы передавать информацию с одного этапа работы на другой.

У этого инструмента бережливого управления много различных интерпретаций, названий: канбан-доска, экран оперативного управления, доска задач и др.

Остановимся на формулировке – «Доска задач».

Доска задач может быть оформлена:

• На магнитно-маркерной доске.
• На ватмане А1.
• В электронном виде.
• На пробковой доске

 

Вместе с доской используются магниты, пластиковые фишки или стикеры для фиксации задач, которые ставит перед собой сотрудник. Каждый из этих объектов представляет собой этап производственного процесса и движется по доске, по мере прогресса. Доска, как правило, разделена на три логические секции: «ожидание», «работа в процессе» и «завершенная работа». В итоге, сотрудники перемещают заметки в ту секцию доски, которая соответствует статусу задачи.

Таким образом, доска задач — это визуализация общего объема работы. Доска задач – метод визуализации, позволяющий видеть загрузку специалистов, выявлять «узкие» места в работе подразделения и своевременно принимать корректирующие решения. Она позволяет определить уровень загруженности сотрудников и своевременно внести корректировки. Доска задач просто необходима, когда работа ведется сразу по нескольким направлениям и когда возможны внезапные существенные изменения в планах, новые срочные указания (например «спущенные сверху») — что актуально для любого образовательного учреждения.

Порядок определения задач: доску задач могут вести как педагоги, заместители директора, так и сам директор образовательного учреждения.

 

 

 

Практическая часть

Я, как старший воспитатель, хотела бы поделиться опытом внедрения в образовательный процесс «Доски задач» в ДОУ №267.

Прежде чем ввести «Доску задач» в образовательный процесс нашего ДОУ №267, я провела для себя экспресс-тест, чтобы понять, есть ли необходимость в ее введении. Тест я нашла интернете.

Выглядел он так:

Для начала проведем экспресс-тестирование. Отметьте галочкой, те утверждения, с которыми вы согласны: к вам регулярно обращаются сотрудники за согласованием выходных, отпускных дней и вы вместе с ним выясняете все ли его напарники по разным проектам поддержат работоспособность в эти дни; вы поручаете “срочные” задания часто одним и тем же сотрудникам по принципу — они точно справятся, а не руководствуетесь объективной загрузкой персонала; в коллективе есть вечно недовольные своим большим объемом работ; при появлении нового проекта вам приходится собирать коллектив и выяснять текущее положение дел у каждого, чтобы решить кому поручить новую задачу.

 

Проанализировав свои ответы, было понятно, что данный инструмент бережливого управления необходим, стоит попробовать его ввести в педагогический процесс в виде общей доски задач для педагогов.

 

 

Дальше работа по введению «Доски задач» складывалась из нескольких шагов:

1. Выбор за основу и приобретение магнитно-маркерной доски, приобретение стикеров и магнитов.
2. Выбор оформления. Вместе с коллегами (участники рабочей группы по внедрению бережливых технологий в ДОУ) выбрали самый простой вариант оформления.

 

 

Слева распечатали список групп с указанием воспитателей, работающих на группах и специалистов. Саму доску разделили на 4 секции: «ПЛАН», «В РАБОТЕ», «СДЕЛАНО», «ИТОГ». Также выделили строку для внесения туда внеплановых задач.

Срочные (внеплановые) задачи на экране может размещать руководитель, при этом не забывает ставить сотрудников в известность, чтобы не получилось, что сотрудник узнал о задаче, когда все сроки прошли.

1. Доска задач» была представлена педагогам на Педагогическом совете.

Я, как старший воспитатель, переживала, что данное нововведение будет воспринято «в штыки», ведь, все же, это и дополнительная нагрузка. Педагогам мы с коллегами (рабочая группа) представили «Доску задач» как, своего рода, эксперимент, который мы предложили им провести вместе, перечислили преимущества данного метода. Коллеги поддержали эту идею (возможно также сыграло то, что идея была предложена не только мной, как руководителем, но и воспитателями, участниками рабочей группы). С педагогами мы обговорили срок «эксперимента» - до конца учебного года. Мы решили, что если данный метод будет оправдан, «Доска задач» войдет в педагогический процесс на постоянной основе.

 

Итак, вместе с коллегами были выработаны определенные правила: задачи будут ставиться (фиксироваться на доске) на 1-2 недели по понедельникам; в течение 1-2 недели их задачи будут перемещаться по мере выполнения; в пт. происходит анализ задач. В течение месяца, задачи, которые были выполнены, хранятся в графе «ИТОГ»

Еженедельно проводятся (по пн. или пт.) 15-минутные совещания у доски задач нашего заведующего со своими сотрудниками для обсуждения текущего состояния дел.

 

На сегодняшний день, используем данный метод бережливого управления уже полтора года. Есть определенные результаты. Ни одно новшество не обходится без каких-либо сложностей.

 

 

 

 

Трудности, с которыми мы столкнулись, пути их решения

Трудности	Пути их решения
1. Педагоги забывали о «Доске задач», перемещать стикеры с задачами по мере их прогресса.	Регулярный анализ работы на педагогических советах, совещаниях привело к тому, что на данном этапе педагоги действуют самостоятельно, без напоминаний.
2.Техническая сторона: стикеры отклеиваются	Стикеры закрепляли магнитами (в том числе магнитами из магнитной азбуки).
3.Материальные затраты (стикеры и магниты должны быть всегда)	Использование внебюджетных средств
4.Неумение педагогов правильно сформулировать цели и задачи, определить первостепенность выполнения задач при планировании	Регулярное проведение мини-совещаний, педагогических советов, тренингов, где мы уделяем внимание, анализируем задачи коллег позволяют решить эту проблему

Заключение

«Доска задач» позволяет решить многие педагогические и управленческие задачи. Мы выявили ряд преимуществ данного инструмента оперативного управления как для педагогов, так и для руководителя.

Преимущества «Доски задач» для педагогов:

• Развивается умение планировать, правильно расставлять приоритеты в задачах;
• Возможность сравнить загрузку среди коллег;
• Формулировка задач позволяет четко спланировать поэтапность работы;
• Развивается умение четко формулировать задачи, анализировать;

Анализируя работу и загруженность педагогов, я как старший воспитатель вижу, что мы добились определенных результатов: педагогам стало проще формулировать задачи; они научились четко определять, какая задача наиболее важна на определенный этап времени, а реализация какой задачи немного подождет; педагоги стараются реализовать поставленные ими задачи, «довести до конца».

Преимущества «Доски задач» для руководителя:

• Позволяет наглядно представлять загрузку каждого сотрудника;
• Позволяет правильно распределять вновь возникающие задачи между персоналом;
• Дает возможность быстро проинформировать всех педагогов о планах работы, а внеплановых задачах;
• Позволяет оперативно подхватить «зависшие» вопросы при незапланированном отсутствии (например больничных);
• Дает возможность для дополнительного анализа при стимулировании сотрудников;
• Позволяет обеспечить контроль за выполнением поставленных задач.
• Благодаря визуализации загруженности каждого педагога, между педагогами создана «здоровая» конкуренция, которая способствует повышению качества образовательного процесса ДОУ.

Все эти преимущества помогли мне, как старшему воспитателю, минимизировать временные потери, усовершенствовать методическую работу.

Таким образом, опыт внедрения такой управленческой практики как «Доска задач» в ДОУ показывает на данный момент, что данный инструмент эффективен. Мы планируем продолжать работу в данном направлении. Так, помимо общей доски задач для педагогов, планируем ввести в работу личную доску задач руководителя.

 

 

Список используемых интернет-ресурсов:

1. https://skillbox.ru/media/management/vse_chto_nuzhno_znat_o_kanban/
2. https://blog.ganttpro.com/ru/doska-kanban-kanban-board/
3. https://scrumtrek.ru/blog/kanban/4827/kanban-doska/

 

 

 

Полный текст статьи см. приложение
 

 

 

1. file1.pptx.zip (2,3 МБ)
2. file0.docx (992,0 КБ)

Опубликовано: 16.03.2023